Un montant erroné ou une confusion entre avis d’échéance et quittance peut compliquer les échanges avec votre locataire. Les appels de loyers servent d’abord à rappeler les sommes prévues au bail, la période concernée et la date de règlement. Pour organiser ce suivi logement par logement, nos conseils sur les outils de suivi des loyers vous aident à structurer les échéances et les paiements.
En France métropolitaine, les loyers hors charges des résidences principales louées vides ont progressé de 1,6 % sur un an en juillet 2026, selon les données de l’Insee. Cette moyenne ne détermine pas le montant dû pour chaque logement : l’appel doit rester cohérent avec le bail, les charges applicables et toute révision valable. La date de paiement indiquée au contrat est le repère à suivre.
À quoi sert un appel de loyer ?
Un avis d’échéance, aussi appelé appel de loyer, informe le locataire des sommes à régler pour une période donnée. Il rappelle le montant du loyer, les charges éventuelles et la date d’exigibilité prévue au contrat. Il ne constitue pas une preuve que le règlement a été effectué.
Pour une location d’habitation régie par la loi du 6 juillet 1989, le bailleur n’a pas d’obligation légale générale d’envoyer cet avis tous les mois. L’article 21 encadre notamment la quittance et interdit de facturer au locataire les frais liés à la gestion de l’avis d’échéance. Vous pouvez consulter l’article 21 pour le texte applicable.
L’avis reste pratique pour rappeler un échéancier régulier, clarifier une évolution du montant dû ou éviter qu’une échéance soit oubliée. Vérifiez toutefois les conditions inscrites dans le bail avant d’établir le montant demandé.
Que doit contenir un avis d’échéance lisible ?
Imaginez un locataire qui reçoit un avis mentionnant seulement une somme totale, sans période ni détail. Il ne peut pas facilement vérifier ce qu’il doit régler. Pour rendre l’appel utile, indiquez les informations qui identifient clairement le logement et expliquent le calcul.
- Les noms du bailleur et du locataire, ainsi que l’adresse du logement.
- La période concernée et la date de paiement prévue au bail.
- Le montant du loyer, séparé des charges locatives.
- Le total à régler et, si nécessaire, le détail d’un solde antérieur ou d’une somme supplémentaire justifiée.
Par exemple, présentez séparément le loyer de 780 €, les charges de 65 € et le total de 845 €. Si une somme concerne une autre période, expliquez-la distinctement plutôt que de l’ajouter sans précision au montant courant. Cette présentation facilite le contrôle par les deux parties et limite les malentendus.
Quand et comment envoyer l’avis au locataire ?
Le calendrier du bail détermine la date à laquelle le locataire doit payer. Envoyez l’avis suffisamment tôt pour qu’il puisse repérer la période, le montant et l’échéance, sans confondre ce délai pratique avec une règle générale de quinze jours. Vous pouvez utiliser un courrier, une remise directe ou un canal numérique adapté à vos échanges.
Avant l’envoi, vérifiez trois points : la date prévue au bail, le détail du calcul et l’adresse du logement. Conservez une copie de l’avis et de la date d’envoi dans un dossier facilement consultable. Si le montant change, indiquez ce qui a été modifié et la période à laquelle cela s’applique.
Avis d’échéance, relance et quittance : quelles différences ?
Ces documents sont liés au loyer, mais ils n’interviennent pas au même moment. L’avis annonce une somme à payer, la relance amiable signale qu’un règlement attendu n’a pas été constaté, et la quittance de loyer atteste le paiement intégral du loyer et des charges pour la période concernée.
- Avis d’échéance : il indique ce qui est dû et la date de règlement, mais ne prouve pas que le locataire a payé.
- Relance : elle intervient après un retard constaté et rappelle le montant restant dû. Elle ne remplace pas un acte formel si une procédure juridique devient nécessaire.
- Quittance : elle intervient après le paiement intégral. En cas de paiement partiel, le bailleur remet un reçu, et non une quittance.
La fiche de Service-Public, vérifiée le 25 août 2025, précise que la quittance doit être remise gratuitement lorsque le locataire la demande et qu’elle distingue le loyer des charges. Ne l’envoyez donc pas comme si le paiement était acquis avant d’avoir vérifié l’encaissement.
Comment suivre les paiements et réagir à un retard ?
À la date prévue, comparez l’échéance avec le paiement réellement reçu. Si le règlement manque, vérifiez d’abord le compte bancaire, le montant attendu et la période concernée. Contactez ensuite le locataire par écrit pour signaler le retard, demander des nouvelles et garder une trace de l’échange. Pour les étapes à envisager lorsque le retard se prolonge, consultez nos conseils sur que faire en cas de loyers impayés.
Le suivi écrit ne règle pas à lui seul un impayé, mais il permet de retrouver les échéances, les sommes dues et les démarches déjà effectuées. Le ministère de la Justice a recensé près de 110 000 décisions de litiges entre bailleurs et locataires rendues en 2019. Dans neuf affaires sur dix, le bailleur demandait la résiliation du bail et l’expulsion, principalement pour des loyers et charges impayés, selon le ministère de la Justice. Ces données concernent 2019 et ne décrivent pas la situation actuelle, mais elles montrent l’intérêt de conserver un relevé clair.
Quand les échéances se répètent, un outil peut réduire les saisies manuelles et faciliter le rapprochement des paiements. Avec Josefine, nous automatisons les avis d’échéance et les relances d’impayés, tandis que la synchronisation bancaire aide à détecter les loyers et les charges, puis à pointer les paiements. Nous centralisons aussi les échanges grâce à la messagerie dédiée aux locataires.
Retenir les bons repères pour vos appels de loyers
Un appel de loyer clair indique la période, le montant détaillé et la date prévue au bail. Il reste distinct d’une relance pour retard et d’une quittance, qui confirme un paiement intégral. En conservant les avis envoyés et en rapprochant régulièrement les sommes attendues des sommes reçues, vous rendez le suivi plus fiable et les échanges plus précis.
Simplifiez le suivi de vos échéances locatives
Lorsque plusieurs loyers arrivent à des dates récurrentes, le suivi comprend l’envoi des avis, le contrôle des encaissements et la conservation des échanges. Nous avons conçu Josefine à partir de notre expérience de bailleurs : notre équipe fondatrice investit depuis 11 ans et gère 17 appartements répartis dans 5 départements français.
Avec Josefine, nous automatisons les avis d’échéance et les relances d’impayés, et nous rapprochons les paiements grâce à la synchronisation bancaire. Les documents et les conversations sont centralisés pour faciliter le suivi de chaque logement. Découvrez comment automatiser la gestion locative avec Josefine.
Questions fréquemment posées
L’envoi d’un avis d’échéance est-il obligatoire ?
Pour un bail d’habitation soumis à la loi du 6 juillet 1989, il n’existe pas d’obligation générale d’envoyer un avis chaque mois. Les frais liés à sa gestion ne peuvent pas être facturés au locataire.
Un appel de loyer prouve-t-il que le locataire a payé ?
Non, l’avis indique une somme à régler, mais ne prouve pas son encaissement. La quittance atteste le paiement intégral du loyer et des charges pour la période indiquée.
Quelles informations faut-il faire figurer sur l’avis ?
Indiquez les parties, l’adresse du logement, la période, la date de paiement, le loyer et les charges. Détaillez séparément toute somme antérieure ou supplémentaire afin que le total soit vérifiable.
Quand faut-il envoyer l’appel de loyer ?
Choisissez un moment qui laisse au locataire le temps de consulter le montant avant la date de paiement prévue au bail. Gardez le même calendrier d’un mois à l’autre si la location suit une échéance régulière.
Peut-on automatiser les avis et le suivi des paiements ?
Oui, un logiciel de gestion locative peut automatiser les avis d’échéance et les relances, puis faciliter le suivi des encaissements. Avec Josefine, nous associons ces tâches à la détection bancaire des loyers et des charges.